HOW TO PLAN AN EVENT IN TIMES OF A PANDEMIC

We thank Alexander Schulz (pictured), CEO of Reeperbahn Festival for these timely tips on what has been an ongoing issue for festivals and events around the globe. So let’s dive straight into how to plan in times of a pandemic - in both German AND English!

DE

1. (Mindset) Konzentriert euch auf die Möglichkeiten, nicht auf die Hindernisse.

Was so simpel klingt, ist eine unserer hilfreichsten Methoden, um einen realistischen Überblick über die tatsächliche Lage und den hiermit einhergehenden Handlungsspielraum zu bekommen. So lassen sich die möglichen Szenarien, weiteren Schritte und Berechnungen sehr konkret durchspielen. Oft stellen wir fest: Was zuvor nebulös als „Die Lage ist aussichtslos“ im Raum steht, wird zu einer zu bewältigenden Aufgabe. Denn Planung ist zu einem gewissen Maß auch in diesen Zeiten möglich. Ein weiterer Vorteil der Methode: Es werden nur noch jene Hindernisse in den Blick genommen, die für die entwickelten Szenarien wirklich kritisch sind. Alle anderen können aus dem Weg geräumt werden.

2. (Expertise) Übernehmt Verantwortung, aber respektiert die Grenzen eures Kompetenzbereiches.

Eine Regel, die grundsätzlich immer, aber vor allem bei sicherheitsrelevanten Unterfangen (wie der pandemiegerechten Ausführung einer Veranstaltung) gilt: Steht für euren Verantwortungsbereich ein, aber respektiert eure Grenzen und holt euch Hilfe ins Boot für jene Sachverhalte, die nicht euer Daily Business sind. Das ist nicht nur verantwortungsbewusst, sondern verschafft euch auch den Freiraum, euch auf das zu konzentrieren, was ihr am besten könnt.

3. (Emotionen) Bleibt fokussiert und behaltet einen kühlen Kopf.

Bei all den Eindrücken, Emotionen und den sich überschlagenen Nachrichten ist es sicherlich manchmal nicht ganz leicht, aber: Konzentriert euch auf die Fakten und behaltet einen kühlen Kopf. So gut es ist, die Antennen auf Empfang zu behalten, so wenig hilft es, sich von einer diffusen Stimmungslage überwältigen zu lassen.

4. (Innovation) Überrascht euch selbst – und schöpft daraus neues Selbstbewusstsein.

Man muss nicht aus jeder Situation etwas Positives ziehen, vor allem nicht aus einer Pandemie. Dennoch sind wir überrascht wie viel zusätzliche Kreativität, Innovation und Lösungskompetenz in unserem Team durch die schwierige Lage freigesetzt wurde. In Zeiten, in denen die normalen Prozesse außer Kraft gesetzt sind, liegt die Chance, Themen auf dynamische und manchmal auch unorthodoxe Weise voranzutreiben. Das ist eine Erfahrung, die ungemein ermutigt.

5. (Kommunikation) Sprecht miteinander und euren Leuten da draußen.

Wir können gar nicht genug betonen, wie wichtig die Kommunikation bei der Durchführung einer pandemiegerechten Veranstaltung ist. Bleibt also unbedingt auch in unsteten Phasen in Kontakt mit euren Mitarbeiter*innen, Besucher*innen, Politiker*innen, Pressevertreter*innen, Kooperationspartner*innen und Sponsor*innen. Niemand erwartet von euch, dass ihr in die Glaskugel schauen könnt – Kurskorrekturen sind okay. Aber haltet eure Leute auf dem Laufenden. Ihr werdet sehen: Das Verständnis und die Unterstützung sind groß!

ENG

1. (Mindset) Concentrate on the possibilities, not on the obstacles.

What sounds so simple is actually one of the most effective ways to obtain a realistic view of the situation and the opportunities it presents. By focusing on the solutions rather than the problems, you can simulate possible scenarios, steps and projections, practically and pragmatically. We often find that a previously hopeless situation becomes a manageable task. Despite the uncertainty of the current situation, planning is still possible to a certain extent. A further advantage of this method: We only have to focus on the obstacles that are truly critical for the scenarios we are working on. All others can be simply ignored.

2. (Expertise) Take responsibility, but respect the limits of your area of competence.

This is a rule that should always be adhered to, especially in the case of security issues (like a pandemic-proof execution of an event): take responsibility for your area of expertise, but know your limits and get help when dealing with issues outside your daily business. This isn’t just being responsible, but gives you the freedom to concentrate on the things you do best.

3. (Emotions) Stay focused and keep a cool head.

With all the impressions, emotions and news coming thick and fast, it definitely isn’t easy at times, but: concentrate on the facts and keep a cool head. As good as it is to keep your antenna raised and receiving, the information overflow is often more detrimental than helpful.

4. (Innovation) Surprise yourself - and gain new self-confidence.

You don’t have to draw a positive from every situation, especially not from a pandemic. Nevertheless, we are surprised how much additional creativity, innovation and problem-solving skills were unleashed by our team in the challenging situation. In times when normal processes are suspended, lies a chance to push issues forward in dynamic and sometimes unorthodox ways. This is an experience that is incredibly encouraging.

5. (Communication) Talk to each other and to the people you work with.

We cannot emphasise enough how important communication is when organising an event during a pandemic. It is essential that you stay in contact with your employees, visitors, politicians, members of the press, partners and sponsors, even in times of turmoil. Nobody expects you to know what the future holds - course corrections are okay. But keep your people up to date. You will be rewarded with understanding and support, guaranteed!